Política de Background Check

Estamos comprometidos em contratar e expandir nossa equipe de forma responsável, garantindo ao mesmo tempo a proteção de nossos ativos e dos ativos de nossos clientes..

Para cumprir esse compromisso, esta Política de Background Check (“Política”) foi estabelecida com o objetivo de definir os parâmetros e diretrizes a serem aplicados pela Incognia na condução da análise de antecedentes (“BCK”) de candidatos às vagas em aberto e de colaboradores cujo background check esteja vencido e precise ser atualizado (doravante denominados “Candidatos”). Esta Política aplica-se a todos os indivíduos contratados para trabalhar para ou em nome da Incognia, seja de forma direta ou indireta, incluindo, mas não se limitando a, empregados, estagiários, aprendizes, consultores e contratados.

São objetivos desta Política:

a) Estabelecer parâmetros, limitações, premissas e diretrizes gerais para a realização de pesquisas de BCK no âmbito das atividades da Incognia, a fim de assegurar o cumprimento das disposições das leis e regulamentos aplicáveis.

b) Promover o uso das melhores práticas na realização de background checks e mitigar riscos de práticas abusivas ou discriminatórias, reforçando nosso compromisso com a ética e respeito nos processos de recrutamento e promoção de funcionários.

Esta Política se aplica a todos os Candidatos sujeitos ao BCK e funcionários envolvidos no processo de realização e análise das pesquisas de BCK.

Empresas subcontratadas ou agentes que participam do processo de recrutamento, bem como terceiros, parceiros ou contratados que encaminham seus empregados para realizar trabalhos na Incognia ou em nossos clientes, também estão sujeitos às disposições constantes nesta Política.

1. Quem são os Candidatos elegíveis à realização de BCK?

Todos os Candidatos poderão estar sujeitos à realização de background check.

2. Quais informações compõem o BCK?

No Brasil:

• Situação cadastral (verificação de CPF, identidade etc.);
• Referência profissional;
• Histórico de escolaridade;
• Antecedentes criminais;
• Processos judiciais;
• Consulta de crédito, SPC e Serasa (apenas para a área de Finance);
• Mídia reputacional.

Nos EUA:

• Situação cadastral (Government ID/SSN validation/Global ID check);
• Referência profissional e/ou confirmação de histórico de emprego;
• Histórico de escolaridade;
• Registro criminal e Sex Offender;
• Processos judiciais (de acordo com leis estaduais);
• Verificação de listas de vigilância (BIS, OFAC e GSA);
• Verificação de listas de vigilância (BIS, OFAC e GSA);
• Registro de crédito e falências (apenas para a área de Finance);
• Mídia Reputacional.

Outras jurisdições:

• Situação cadastral (validação de documento de identificação governamental/SSN/identificador global);
• Verificação de referências e/ou confirmação de histórico profissional;
• Confirmação de histórico profissional;
• Histórico educacional;
• Antecedentes criminais;
• Pesquisa em mídias reputacionais.

As categorias de informações incluídas nas pesquisas de BCK podem variar, conforme a legislação aplicável a cada localidade e a cada caso específico. Para obter informações detalhadas sobre os dados constantes em cada verificação de BCK, os Candidatos poderão solicitar acesso aos resultados entrando em contato com a área de People.

3. Em quais momentos o BCK é realizado?

Para Candidatos a vagas abertas, o BCK será realizado concomitantemente à etapa de Cultural Fit (Brasil) ou de forma concomitante ao envio da offer letter (EUA), ficando a contratação condicionada ao resultado do BCK ou, em outras jurisdições, à etapa equivalente definida de acordo com a legislação local e as práticas de mercado. Em todos os casos, a conclusão da contratação estará sujeita aos resultados do BCK. 

Quando a contratação ocorrer por meio de arranjos de EOR, o BCK será realizado na mesma etapa procedimental definida para contratações diretas, em conformidade com a legislação aplicável.

4. Qual o período de apuração alcançado pela pesquisa de BCK?

Em geral, as análises abrangem o período de 7 (sete) anos anteriores à data da realização da pesquisa. Esse período pode ser alterado por legislações específicas aplicáveis a cada caso.

5. Qual o prazo de validade do BCK?

O resultado do BCK é válido por 3 (três) anos. Após o término desse período, uma nova análise será realizada automaticamente, conforme previsto no Contrato de Trabalho para Candidatos do Brasil.

Nos Estados Unidos, aplica-se o mesmo procedimento, com a diferença de que os Candidatos serão previamente notificados para conceder seu consentimento para a atualização do BCK, salvo se o consentimento concedido no momento da primeira verificação ainda estiver válido (evergreen agreement).

Para Candidatos de outras jurisdições, após o decurso dos três (3) anos, a atualização seguirá o procedimento descrito nesta Política, observados os requisitos específicos previstos na legislação local aplicável.

Candidatos submetidos ao BCK que não tenham sido contratados ou que tenham sido desligados da Incognia há mais de seis (6) meses deverão passar por uma nova verificação de BCK em caso de contratação ou recontratação.

6. Por quanto tempo o resultado do BCK fica armazenado na Incognia?

Os resultados do BCK são armazenados pelo período de 5 (cinco) anos.

7. Quem realiza as pesquisas de BCK?

As pesquisas de BCK são realizadas por empresas terceiras contratadas pela Incognia, quais sejam, Exato (Brasil) e HireRight (EUA e outras jurisdições), ou por quaisquer outras empresas similares que venham a ser contratadas pela Incognia.

A análise de histórico acadêmico e de referências profissionais poderá ser conduzida diretamente pela equipe de People ou por meio das empresas terceiras contratadas.

8. Quem tem acesso aos resultados das pesquisas de BCK?

As pesquisas de BCK são tratadas de forma extremamente confidencial. Apenas membros do Comitê de Ética representantes da área de People e, em alguns casos, os demais membros do Comitê de Ética possuem acesso aos resultados para fins de discussões e tomada de decisões. Em casos específicos o gestor do Candidato também poderá ser envolvido para tomada de decisões.

9. Quais os fundamentos legais que autorizam o tratamento dos dados dos Candidatos para fins de BCK?

Nos Estados Unidos, a pesquisa de BCK somente poderá ser realizada mediante a coleta do consentimento do Candidato, enquanto, no Brasil, a verificação é conduzida com base no legítimo interesse da Incognia.

Nas demais jurisdições, o BCK será realizado de acordo com as bases legais previstas na legislação local aplicável de privacidade e proteção de dados.

10. Quais medidas de transparência são aplicadas na pesquisa BCK?

No caso de contratação no Brasil, o Candidato será informado sobre o BCK por meio do e-mail em que receberá a comunicação de aprovação para a etapa de Cultural Fit. O e-mail conterá informações gerais sobre os tipos de dados a serem tratados, as finalidades, os prazos e demais informações necessárias para assegurar a transparência do processo. Caso o Candidato seja contratado, o Contrato de Trabalho também incluirá disposições sobre a realização periódica de BCK ou em casos de promoção/transferência (quando se tornar elegível).

Nos casos de contratação nos Estados Unidos, o Candidato será informado sobre o BCK concomitantemente ao recebimento da offer letter e deverá fornecer seu consentimento. Ele(a) também será informado(a) sobre o BCK no momento das verificações periódicas ou em caso de eventual promoção/transferência.

Nas demais jurisdições, a comunicação ocorrerá conforme determinado pela legislação local aplicável.

Em todos os casos, todos os Candidatos terão acesso a esta Política.

11. Quais os direitos dos Candidatos?

Nos termos da legislação local, os Candidatos dos Estados Unidos receberão uma cópia dos resultados do BCK e poderão apresentar esclarecimentos para contestar eventuais resultados negativos, bem como solicitar a correção e atualização de dados.

Os Candidatos do Brasil poderão solicitar acesso aos resultados do BCK, além de requerer a correção e atualização de seus dados.

Nas demais jurisdições, os direitos dos Candidatos serão assegurados de acordo com a legislação local aplicável. Em todas as jurisdições, a Incognia garantirá o exercício dos direitos legalmente assegurados de forma transparente, justa e proporcional.

Todos os direitos previstos nas legislações locais aplicáveis serão garantidos pela Incognia.

12. Como o resultado do BCK é avaliado pela Incognia?

A Incognia tratará todos os Candidatos de forma justa e legal, tomando decisões de contratação/promoção com base na totalidade de cada qualificação individual, méritos e análise de resultados. Um registo criminal não desqualifica automaticamente um Candidato de consideração para emprego, promoção ou transferência interna. No entanto, um registro criminal pode ser uma consideração relevante, dependendo da natureza da condenação e da posição específica para a qual o Candidato está sendo considerado.

A análise dos resultados do BCK levará em conta a relação entre eventuais apontamentos negativos e as funções a serem exercidas pelo Candidato, a data dos fatos, o impacto que pode gerar na reputação da empresa e nas atividades diárias do Candidato, bem como a criticidade e riscos que tal apontamento pode submeter a empresa.

Qualquer decisão da Incognia pela não contratação ou não promoção do Candidato em razão do resultado do BCK deverá, obrigatoriamente, ser deliberada pelo Comitê de Ética.

Sempre que houver apontamentos negativos no BCK, o responsável da área de People deverá registrar em documento próprio as justificativas que embasaram a decisão pela contratação ou não contratação do Candidato.

No caso de Candidatos dos EUA, a Incognia deverá previamente notificar o Candidato através de uma *Pre-Adverse Action Letter*, para que ele possa apresentar contestações, de acordo com as particularidades exigidas pela lei do estado em que está sendo feita a contratação. Se, mesmo após as justificativas, a Incognia optar pela não contratação do Candidato, então deve ser enviada uma *Adverse Action Letter* final. Em caso de Candidato na Califórnia, a Incognia levará também em consideração disposições presentes no California Fair Change Regulation.

Nas demais jurisdições, a avaliação seguirá critérios equivalentes, em conformidade com a legislação local aplicável e assegurando tratamento ético, proporcional e não discriminatório.

13. Quais medidas podem ser adotadas caso a checagem periódica de BCK de um funcionário retorne com resultados negativos?

Se durante as checagens periódicas de BCK (a cada 3 anos) for identificado algum resultado negativo relacionado ao Candidato, os mesmo processo descrito no item anterior deverá ser seguido e o Comitê de Ética deverá deliberar acerca das opções de realocação do profissional para outro cargo/atividade que seja compatível, sem alteração salarial, ou mesmo decisão pelo seu desligamento.

Os Candidatos não devem fornecer informações falsas, incompletas ou enganosas em uma solicitação, liberação ou autorização. Todas as informações fornecidas devem ser precisas e completas e o indivíduo não deve omitir informações relevantes necessárias para que a Incognia tome uma decisão.

Aqueles que fornecerem informações falsas deliberadamente ou omitirem informações relevantes para o procedimento íntegro do BCK podem ser desligados da Incognia, se forem empregados atuais, ou deixarão de ser considerados para a vaga, se forem Candidatos a uma nova contratação.

Nenhuma oferta de emprego será considerada definitiva ou vinculante até que todas as verificações necessárias sejam concluídas e a equipe de People notifique o gestor responsável de que a oferta final pode ser formalizada.

Todas as análises serão conduzidas em conformidade com a legislação aplicável, bem como com os entendimentos jurisprudenciais e as melhores práticas.

Esta Política não limita o direito da empresa de contratar, aplicar medidas disciplinares ou desligar qualquer colaborador.

Em caso de dúvidas sobre esta Política, sobre o procedimento de BCK ou para exercer direitos, entre em contato com os membros do Comitê de Ética.