1. Quem são os Candidatos elegíveis à realização de BCK?
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Candidatos a cargos de confiança: em geral, seniores, especialistas, supervisores, coordenadores, gerentes, diretores, vice-presidentes e c-level;
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Candidatos de áreas específicas: candidatos que, independentemente do cargo, atuem em áreas que possuem acesso a informações confidenciais, permissões de acesso de administrador aos sistemas da Incognia, bancos de dados pessoais ou informações estratégicas sobre a estrutura tecnológica e de segurança da empresa, com exceção dos estagiários, que não são submetidos ao processo de BCK. São elas:
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Product Engineering: Product management, Research, Data Analytics e Backend;
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Core Engineering: Security, SRE, Infra e Data Engineering;
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Support: Finance e People.
2. Quais informações compõem o BCK?
No Brasil:
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Situação cadastral (verificação de CPF, identidade etc.),
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Referência profissional;
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Histórico de escolaridade;
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Antecedentes criminais;
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Processos judiciais;
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Consulta de crédito, SPC e Serasa (apenas para a área de Finance);
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Mídia reputacional.
Nos EUA:
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Situação cadastral (Government ID/SSN validation/Global ID check);
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Checagem de referências e/ou confirmação de histórico de emprego;
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Histórico de escolaridade;
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Registro criminal e Sex Offender;
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Processos judiciais (de acordo com leis estaduais);
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Verificação de listas de vigilância (BIS, OFAC e GSA);
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Registro de crédito e falências (apenas para a área de Finance);
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Mídia Reputacional.
Os tipos de informações que constam nas pesquisas de BCK podem variar, a depender de legislações aplicáveis a localidades e casos específicos. Para obter informações detalhadas sobre as informações constantes em cada pesquisa BCK, os Candidatos podem solicitar acesso às pesquisas através de requisição junto à área de People.
3. Em quais momentos o BCK é realizado?
Para Candidatos a vagas de emprego, o BCK será realizado concomitantemente à fase de Fit Cultural (Brasil) ou concomitantemente ao envio da carta-proposta (EUA), a qual ficará condicionada ao resultado do BCK. Para Candidatos a promoções ou transferências de áreas, o BCK será realizado antes da decisão final e anúncio da promoção/transferência (Brasil) ou concomitantemente ao anúncio da promoção/transferência (EUA). Em ambos os casos a efetivação da promoção/transferência será condicionada ao resultado do BCK.
4. Qual o período de apuração alcançado pela pesquisa de BCK?
Em geral, as análises abrangem o período de 7 (sete) anos anteriores à data da realização da pesquisa. Esse período pode ser alterado por legislações específicas aplicáveis a cada caso.
5. Qual o prazo de validade do BCK?
O resultado do BCK é válido por 3 (três) anos. Vencido este período, uma nova análise é automaticamente realizada, conforme disposto no Contrato de Trabalho para Candidatos do Brasil. O mesmo processo se aplica aos EUA, com o diferencial de que os Candidatos serão acionados previamente para concederem seu consentimento para atualização do BCK, a menos que o consentimento concedido quando da primeira pesquisa ainda seja válido (evergreen agreement).
Candidatos submetidos a BCK e que não tenham sido contratados ou que tenham sido desligados da Incognia há mais de 6 (seis) meses, deverão ser submetidos a nova pesquisa BCK em casos de contratação ou recontratação.
6. Por quanto tempo o resultado do BCK fica armazenado na Incognia?
Os resultados do BCK são armazenados pelo período de 5 (cinco) anos.
7. Quem realiza as pesquisas de BCK?
As pesquisas de BCK são realizadas por empresas terceiras contratadas pela Incognia, quais sejam Idwall e SPC (Brasil), e HireRight (EUA), ou eventuais outras empresas similares a serem contratadas pela Incognia. No Brasil, análises de histórico acadêmico e referências profissionais podem ser realizadas diretamente pelo time de People.
8. Quem tem acesso aos resultados das pesquisas de BCK?
As pesquisas de BCK são tratadas de forma extremamente confidencial. Apenas membros do Comitê de Ética representantes da área de People e, em alguns casos, os demais membros do Comitê de Ética possuem acesso aos resultados para fins de discussões e tomada de decisões. Em casos específicos o gestor do Candidato também poderá ser envolvido para tomada de decisões.
9. Quais os fundamentos legais que autorizam o tratamento dos dados dos Candidatos para fins de BCK?
Nos EUA a pesquisa BCK somente pode ser realizada mediante coleta de consentimento do Candidato, enquanto no Brasil a pesquisa é realizada com base em legítimos interesses da Incognia.
10. Quais medidas de transparência são aplicadas na pesquisa BCK?
Nos casos de contratação no Brasil, o Candidato será cientificado sobre a realização do BCK através do e-mail no qual é informado sobre sua aprovação para a etapa de Fit Cultural. O informe apresentará informações gerais sobre os tipos de dados a serem tratados, finalidades, períodos e demais informações para cumprir com a transparência do processo. Caso o Candidato seja contratado, o Contrato de Trabalho também apresentará previsões sobre a realização do BCK periodicamente ou em casos de promoção/transferência (quando se tornar elegível).
Nos casos de contratação nos EUA, o Candidato será cientificado sobre a realização do BCK concomitantemente ao recebimento da carta-proposta e deverá consentir para sua realização. Ele também será previamente informado sobre o BCK quando das checagens periódicas ou quando de eventual promoção/transferência.
Em todos os casos (Brasil e EUA) todos os Candidatos têm acesso a presente Política.
11. Quais os direitos dos Candidatos?
Conforme legislação local, os Candidatos dos EUA receberão uma cópia dos resultados do BCK e poderão apresentar justificativas para confrontar eventuais resultados negativos, solicitar correção e atualização de dados.
Os Candidatos do Brasil poderão solicitar acesso aos resultados do BCK, bem como requisitar correções e atualizações de dados.
Todos os direitos dispostos nas legislações locais aplicáveis serão garantidos pela Incognia.
12. Como o resultado do BCK é avaliado pela Incognia?
A Incognia tratará todos os Candidatos de forma justa e legal, tomando decisões de contratação/promoção com base na totalidade de cada qualificação individual, méritos e análise de resultados. Um registo criminal não desqualifica automaticamente um Candidato de consideração para emprego, promoção ou transferência interna. No entanto, um registro criminal pode ser uma consideração relevante, dependendo da natureza da condenação e da posição específica para a qual o Candidato está sendo considerado.
A análise dos resultados do BCK levará em conta a relação entre eventuais apontamentos negativos e as funções a serem exercidas pelo Candidato, a data dos fatos, o impacto que pode gerar na reputação da empresa e nas atividades diárias do Candidato, bem como a criticidade e riscos que tal apontamento pode submeter a empresa.
Qualquer decisão da Incognia pela não contratação ou não promoção do Candidato em razão do resultado do BCK deverá, obrigatoriamente, ser deliberada pelo Comitê de Ética.
Sempre que houver apontamentos negativos no BCK, o responsável da área de People deverá registrar em documento próprio as justificativas que embasaram a decisão pela contratação ou não contratação do Candidato.
No caso de Candidatos dos EUA, a Incognia deverá previamente notificar o Candidato através de uma Pre-Adverse Action Letter, para que ele possa apresentar contestações, de acordo com as particularidades exigidas pela lei do estado em que está sendo feita a contratação. Se, mesmo após as justificativas, a Incognia optar pela não contratação do Candidato, então deve ser enviada uma Adverse Action Letter final.
13. Quais medidas podem ser adotadas caso a checagem periódica de BCK de um funcionário retorne com resultados negativos?
Se durante as checagens periódicas de BCK (a cada 3 anos) for identificado algum resultado negativo relacionado ao Candidato, os mesmo processo descrito no item anterior deverá ser seguido e o Comitê de Ética deverá deliberar acerca das opções de realocação do profissional para outro cargo/atividade que seja compatível, sem alteração salarial, ou mesmo decisão pelo seu desligamento.